תזמון שעון נוכחות – לפני רכישת שעון נוכחות? התאמה לסוג העסק ומספר העובדים, התממשקות נוחה עם תוכנת חישוב השכר ובעיקר מחיר נוח הם נושאים שחובה לבדוק לפני שבוחרים שעון נוכחות.
אחרי שבודקים את הנושאים האלה, קל יותר להתמקד בדגמים הנפוצים של השעונים ולחסוך בהוצאות בלי להתפשר על הביצועים
מה עליי לבחון לפני רכישת שעון נוכחות?
שעון ייעודי הוא ללא ספק הדרך הכי נוחה, יעילה ויסודית לבצע רישום של נתוני כניסה ויציאה של עובדים לצורך חישובי שכר. לפי החוק בישראל חובה על המעסיקים לנהל רישום שוטף של שעות העבודה והמנוחה השבועית של העובדים והם גם יכולים לעשות את זה בדרכים שונות, אך השעון הוא הכלי הכי יעיל ומומלץ.
הנה כמה דברים שכדאי לבחון עוד לפני שבוחרים שעון נוכחות ומשלבים אותו בבית העסק:
- התאמה לסוג העסק ומספר העובדים – הדבר הראשון שצריך לבדוק הוא מה מידת ההתאמה של השעון לצרכים. קודם כל, צריך לבדוק האם השעון מאפשר הזדהות שרלוונטית לאופי העבודה. אם למשל העובדים מדווחים שעות מרחוק כי הם נמצאים בשטח, צריך שתהיה לשעון תכונה של דיווח באפליקציה או באתר. שנית, יש לוודא שהשעון תומך במספר העובדים. אין סיבה למשל לשלם ביוקר על שעון שניתן להזין אליו פרטים של מאות עובדים אם מדובר על עסק קטן, אבל חובה להציב את זה בראש סדר העדיפויות אם הוא מיועד לחברה גדולה.
- התממשקות נוחה עם תוכנת חישוב שכר – הדבר השני שצריך לבדוק הוא עד כמה נוח לסנכרן את נתוני השעון עם תוכנת חישוב השכר. בסופו של דבר, המטרה של השעון היא לבצע רישום שוטף של שעות העבודה והמנוחה השבועית של העובדים כדי שהחישוב של השכר יתבצע בצורה מדויקת. בדרך כלל יהיה נוח יותר לעשות את זה עם שעון נוכחות בעברית מאשר בשפות אחרות ועדיף שהממשק שלו יהיה ידידותי, אינטואיטיבי וברור.
- מחיר משתלם לפי המפרט הטכני – הדבר השלישי שכדאי לבחון היא כמה עולה השעון ועד כמה הוא מתאים לתקציב של העסק. בנוסף, יש לברר מה המחיר ביחס למפרט הטכני. שעון זול עלול להציע מפרט טכני ירוד ולכן לא לספק את הצרכים של העסק או העובדים, בעוד מפרט טכני משוכלל מדי עלול לייקר את השעון ולגרום לעסק לחריגה לא צפויה מהתקציב. אז לפני שבוחרים אותו, בודקים כמה הוא עולה ומה מקבלים תמורת זה.
אלו סוגים נפוצים של שעוני נוכחות יש בשוק?
אפשר להשוות בין סוגים שונים של שעונים לפי הקטגוריה שאליה הם משתייכים. באופן כללי, החלוקה הכי גסה מתבצעת לפי אמצעי הזיהוי: ביומטרי, עם תג קרבה, עם כרטיס עובד או מרחוק. כמו כן, תזמון שעון נוכחות למשל אפשרי בכל הסוגים כל עוד המפרט הטכני מאפשר את זה.
החוק בישראל מתיר לבצע רישום של שעות העבודה והמנוחה גם באמצעים ידניים או בשעון מכאני, אבל זה דורש חתימה של העובד והגורם האחראי עליו על בסיס יום יומי. לשם השוואה, שעון מגנטי מאפשר לעובד להעביר את כרטיס הנוכחות שלו והנתונים עוברים ישירות למחשב – בעוד בשעון בכרטיס קרבה אפילו לא צריך לגעת בשעון אלא רק להתקרב אליו.
הזיהוי הביומטרי מייצג את המילה האחרונה בתחום השעונים. זהו לא רק הסוג המתקדם ביותר, אלא גם הכי נוח, סטרילי ויעיל בבתי עסק מודרניים.
תזמון שעון נוכחות – האם ניתן לתזמן את השעון?
אחת השאלות שחוזרות על עצמן היא האם אפשר לבצע תזמון שעון נוכחות ולמה זה נועד. באופן עקרוני, כל הייעוד של השעון הוא למנוע מצב שבו העובדים מתזמנים את הכניסה והיציאה שלהם מרחוק או מדווחים על שעות עבודה בלי שהם באמת יתחילו לעבוד. מנגד, כן ניתן לבצע תזמון שעון נוכחות לפי תכונות ספציפיות: מתי יש הפסקת אוכל, כל כמה זמן מתבצע סנכרון של הנתונים עם מערכת חישוב השכר, מתי מתחילים לחשב שעות נוספות וכן הלאה.
במילים אחרות, התזמון הוא חלק בלתי נפרד מהשעון – אבל רק במידה והוא מתבצע על ידי המעסיק ובצורה חוקית. במידה ורוצים לשלב את התזמון במערכת השיקולים של בחירת השעון, כדאי להתייחס לזה כאשר משווים בין האפשרויות שעל הפרק לפי המפרט הטכני המלא המתואר על ידי היצרן.
מחירים של שעוני נוכחות
הנושא של תזמון שעון נוכחות גם מתחבר לאופן שבו מתמחרים את העלות שלו. אם מחפשים למשל שעון נוכחות בחינם לעסק קטן או לתקופת התנסות בלבד, צריך לחשב בנפרד את השעון עצמו ואת התוכנה שאליה הוא מתחבר. המחיר של השעון הוא חד פעמי, בעוד על התוכנה משלמים מחיר חודשי או שנתי.
עלות השעון תלויה בטכנולוגיה שעליה הוא נשען. שעון מכאני רגיל עולה כמה מאות שקלים בלבד, בעוד שעון עם תג קרבה או כרטיס עובד יכול להגיע למחיר של 800-900 ש"ח. ברשימה הזו, השעון עם הזיהוי הביומטרי הוא היקר ביותר והמחיר שלו הוא בסביבות 2,000-4,5000 ש"ח.
פערי המחירים בין סוגים שונים של שעונים קשורים לכמה גורמים. ראשית, המחיר של השעון נקבע לפי מספר העובדים שבהם הוא תומך: ככל שניתן להזין אל השעון יותר שמות עובדים ונתונים, כך המחיר שלו יעלה. שנית, מתמחרים את העלות של השעון לפי ההתקנה. אם ההתקנה מסובכת והיא מחייבת הקמת נקודות תקשורת או חיבורי קצה, זה כמובן מייקר את המחיר עבור בית העסק.
לסיכום, שעון בוחרים אחרי שבודקים האם ועד כמה הוא מתאים לנו ולעובדים. אחרי זה מסתכלים על היכולת של כל שעון להסתנכרן עם תוכנת חישוב השכר ואז גם משווים מחירים. אם מכינים את שיעורי הבית במלואם, מוצאים בוודאות שעון מעולה עם ביצועים טובים ובמחיר הוגן.
