שעון נוכחות לעסק קטן ע"פ החוק

שעון נוכחות לעסק קטן ע"פ החוק – מבחינת החוק אין משמעות למספר העובדים וכל מעסיק מחויב לנהל בצורה מדויקת, אמינה ויסודית את רישום השעות ואת דיווחי השכר.

עם זאת, קיימים כיום כלים שמותאמים לבעלי עסקים קטנים מבחינת עלות ונוחות וכדאי להכיר אותם

עסק קטן דאגות גדולות – תעבדו ע"פ החוק

תיקון 24 לחוק השכר קובע הנחיות ברורות עבור כל המעסיקים בישראל, ללא יוצא מן הכלל ובלי קשר לשאלה כמה עובדים יש להם. לפי התיקון שנכנס לתוקף כבר בשנת 2009, חובת המעסיק לנהל פנקס שכר וחובתו לתת תלוש שכר לעובדים. במידה והמעסיקים לא ממלאים את הוראות החוק, בלי קשר לכמות העובדים שיש להם, הם חשופים להעמדה לדין פלילי ולעונשים חמורים.

התיקון קובע שגם עסקים קטנים צריכים למשל לתת תלוש שכר ולדייק בפרטים מבחינת ניכוי שלא כדין של סכומים מסוימים. מבחינה אזרחית, בית הדין לעבודה אף רשאי על פי החוק המעודכן לפסוק לטובת עובד פיצויים ללא הוכחת נזק בגין אי מתן תלוש שכר ביודעין או על אי פירוט רכיבי השכר הרלוונטיים – בסכום משמעותי של עד 5,000 ש"ח לכל תלוש.

במילים אחרות, תיקון 24 לחוק השכר מטיל את האחריות על המעסיק. אם העובד מגיש תובענה אזרחית לתשלום שכר עבודה, עם או בלי שעות נוספות, המעביד יהיה זה שצריך להוכיח שהוא אכן שילם לעובד לפי השעות שמגיעות לו. בשביל לעשות את זה, על המעסיק להראות שהוא ניהל את הרישום של השעות כדין. אז גם אם יש לך רק 2 עובדים, עדיף למנוע את הדאגות הגדולות ולעבוד עם שעון נוכחות לעסק קטן על פי החוק.

טופס חל"ת

מלבד מספר העובדים, כדאי למעסיקים לבחור בין סוגים שונים של מערכות נוכחות על פי אופי העבודה והתקציב שלהם. דגם של שעון נוכחות ידני למשל יתאים לבתי עסק קטנים כי הוא זול ואמין, בעוד שעון נוכחות טביעת אצבע יתאים בעיקר למקומות שבהם יש המון תנועה ורוצים לעקוב אחר דיווחי השכר בצורה אמינה ומדויקת.

לשם השוואה, דגמים של שעון נוכחות עם כרטיס יכולים להתאים לכל בתי העסק: הם גם נוחים לשימוש, גם זולים יחסית וגם אמינים. בין היתר, רואים שעונים כאלה במוסדות ציבור וגם במרכזי הוראה.

בצד של העובד, הדבר החשוב הוא אכן לדווח את השעות ואף לדאוג להעברת טפסים במידה והוא יוצא למשל לחופשה ללא תשלום – חל"ת. טופס חל"ת אמנם לא קשור ישירות אל מערכת הדיווחים, אבל עובד שנרשם בשירות התעסוקה או הגיש בקשה לדמי אבטלה ובמהלך החל"ת רוצה לחזור למעסיק יהיה חייב לעדכן על כך את לשכת התעסוקה וכמובן את המוסד לביטוח לאומי עוד לפני דיווח השעות במערכת. בשביל לעשות את זה, ממלאים טופס עם שם מלא, מספר תעודת זהות ופרטים נוספים.

קליטת עובד הוראה

במערכת החינוך וההוראה משתמשים בשעוני נוכחות שונים באופן קבוע. לעומת חנות או בית עסק שבהם ניתן להסתפק בהצבת שעון נוכחות בחינם כי אין הרבה עובדים וממילא קיימים בעיקר חוזי העסקה אישיים ופשוטים יותר, מורים ואנשי חינוך כפופים להסכמים של ארגון והסתדרות המורים ולכן הדיווחים שלהם מורכבים.

בית ספר שקולט עובד הוראה נדרש לדוגמא להסביר לו על האופן שבו משתמשים בכל סוג של מערכת דיווחי שעות ונוכחות. במידה ובארגון אין גורם שאחראי על זה, ניתן לחבר בין העובד לבין החברות שעובדות בתחום – כמו למשל חברת מקורטק או וקסמן מערכות ואחרות.

בנוסף, יכול להיות שבארגון החינוכי עובדים עם חברת timeneto שמפעילה מערכת המאפשרת לעובדי ההוראה לדווח נוכחות בכל דרך שהם בוחרים: באפליקציה, באינטרנט, בטלפון קווי או סלולרי, בהודעת SMS או כמובן בשעון ידני, זיהוי ביומטרי או עם כרטיס קרבה.

הטפסים איתם צריך לעבוד מול העובד

מערכת היחסים המקצועית בין העובד לבין המעסיק צריכה להיות מגובה בטפסים רשמיים ובמסמכים. את זה קל לעשות כאשר מתקינים שעון נוכחות לעסק קטן ומוודאים התממשקות שלו למערכת הדיווחים, אבל קצת מסובך יותר במהלך העבודה השוטפת. אז כדי למנוע טעויות ולעבוד על פי החוק, כדאי לכל מעסיק להכיר את הטפסים הרלוונטיים עבורו.

הטעות הנפוצה של בעלי עסקים קטנים היא לסמוך על מערכת היחסים האישית שלהם עם העובדים. נכון שבעסקים קטנים קל יותר לשמור על מערכת יחסים כזו כי כולם מכירים את כולם, אבל עדיין להיות זהירים מאשר להצטער. כאן בדיוק נכנסים לתמונה היתרונות של שעון נוכחות לעסק קטן ובמידת הצורך ניתן להתייעץ עם נציגי המוסד לביטוח לאומי או לשכת התעסוקה לגבי טפסים שאיתם צריך לעבוד מול העובד.