שעון נוכחות בחינם לכל דורש – האומנם?

שעון נוכחות בחינם – מערכת שמאפשרת לדווח שעות יציאה וכניסה של העובדים מסייעת למעסיק להפיק דוחות שכר ומגנה עליו מתביעות.

הצורך במעקב אחר זמן מדויק ויעיל מעולם לא היה דחוף יותר. מספר גדל והולך של ארגונים פונים ליישומי אפליקציות למדוד את הנוכחות של העובדים כדי לייעל את פעילותם. בקרב הישראלים, סטטיסטיקות השימוש האחרונות מצביעות על עלייה משמעותית באימוץ כלים כאלה, במיוחד על ידי עסקים, מפעלים, חברות הייטק וחברות עירוניות. ולכן בעוד בעבר מעסיקים היו צריכים להקצות לכך משאבים כספיים גדולים, יש כיום המון פתרונות חינמיים וזמינים שאותם ניתן להשיג באופן ידידותי ופשוט

איפה ניתן להשיג שעוני נוכחות בחינם?

האפשרות להשיג שעון נוכחות חינם היא חדשות מעולות למעסיקים בכל התחומים. קודם כל, החוק בישראל מחייב את המעסיק לנהל רישום של שעות העבודה והמנוחה. אם המעסיק לא מנהל רישום כחוק והעובד מחליט לתבוע אותו, נטל ההוכחה עליו. שנית, למעסיק וגם לעובדים יש אינטרס לנהל בצורה מסודרת את השעות. באופן הזה, ניתן להבטיח דיווחי שכר מדויקים, לחסוך בהוצאות, למנוע עוגמת נפש ולהגביר את המוטיבציה של העובדים.

אחד הכלים העיקריים שמציעים שעון נוכחות חינם לעסקים פותח על ידי חברת connecteam ויש לו כמה יתרונות. בתכנית העסקים הקטנים שלא עולה כסף, ניתן לקבל גישה מלאה לכל התכונות הפופולאריות של connecteam. מעבר לכך, כל מי שנרשם לתוכנת connecteam מקבל תכנית ניסיון למשך שבועיים וללא כל עלות או התחייבות. אז אפשר להתחיל גם עם אחת התכניות המתקדמות שעולה כמה עשרות דולרים בחודש, אבל להחליט רק לאחר מכן האם לשלם.

כלי נוסף שכדאי להכיר מגיע מבית מקורטק והוא רלוונטי לפרילנסרים ועצמאיים. היתרון הוא שניתן לבצע דיווח באמצעות אפליקציה שמורידים למכשיר הטלפון החכם, בצורה זמינה ומכל מקום. לאחר מכן, אפשר להשתמש בשעון של מקורטק כדי להפיק דוחות חודשיים ועל מנת להוסיף הערות יומיות. מאחורי הקלעים, שעון נוכחות של מקורטק מגבה את הנתונים וכך עומד בסטנדרטים מחמירים מבחינת אבטחת מידע.

היתרון של שעון נוכחות חינם הוא כמובן שזה חוסך בהוצאות. בנוסף, אפשר לנסות את השעון הזה לתקופה מסוימת ורק אז להחליט האם העובדים יכולים להסתפק בו – או שצריך להשקיע קצת יותר במערכת דיווחי נוכחות מתוחכמת וחדשה.

החיסרון הוא שהתכונות של מערכת נוכחות בחינם תמיד יהיו מוגבלות יותר לעומת המערכת המלאה. מבחינת החברה שמפתחת את המערכת הזו, השאיפה היא להשתמש במודל החינמי כדי למשוך לקוחות ולחשוף אותם אל המוצר.

אפליקציות נוכחות

אפליקציות שונות מחליפות כיום את השעון הפיזי שהיה תלוי על הקיר. לאפליקציות כאלה יש יתרונות מובנים רבים:

• אפשר להפעיל את האפליקציה בשפות שונות – אין ספק שהיתרון הכי גדול של אפליקציה בא לידי ביטוי בכך שהיא משמשת בתור אלטרנטיבה לפתרון הקלאסי של שעון נוכחות בעברית בתוך בית העסק עצמו. בגלל שקל ונוח להחליף את השפה של האפליקציה, מאות אלפי עובדים מקבלים בלחיצת כפתור גישה בעברית מלאה אל הנתונים שלהם. מבחינת המעסיק, זה מקל משמעותית על היכולת לאסוף את הנתונים ולרכז אותם יחד לדוח חישובי שכר.
• ניתן לדווח שעות מכל מקום ובכל זמן – אפליקציות נוכחות זוכות להצלחה כי הן משתלבות בצורה מושלמת בסגנון העבודה של העידן המודרני. כיום ברור שלא חייבים להגיע פיזית אל בית העסק כדי לעבוד, מה גם שבדרך כלל אין לזה שום פגיעה בתפוקה – אלא אולי אפילו להפך. אבל כדי שמעסיק יאפשר לעובדים שלו לעבוד מרחוק, לצאת לפגישות, לרדת לשטח, לבצע מכירות ולהישאר בבית, הוא חייב לתת להם גישה לאפליקציית נוכחות ייעודית.
• כל הנתונים מגובים על כמה מכשירים שונים – ההבדל העיקרי בין אפליקציות לבין שימוש בשעון פיזי בא לידי ביטוי באופן הגיבוי של הנתונים. על פניו, גם לשעון שמחובר לתוכנת נוכחות יש גיבוי בענן. אבל במקרים כאלה הגיבוי הוא רק על מקור אחד בלבד. לעומת זאת, נתונים שמוזנים לתוך אפליקציה יכולים להיות שמורים על המכשירים הניידים עצמם. זה מוסיף עוד שכבת גיבוי ויכול לסייע בעיקר אם קיימת מחלוקת על דיווחי השעות ועל חישובי השכר.

מחירים למערכות של שעון נוכחות לחברות ועסקים

כל מערכת נוכחות עם שעון לחברות ועסקים מתומחרת לפי כמה פרמטרים. ראשית, המחיר נקבע לפי הטכנולוגיה שבה המערכת משתמשת: זיהוי עם כרטיס מגנטי, זיהוי עם כרטיס קרבה, זיהוי ביומטרי או שעון מכאני. הזיהוי הביומטרי מייצג את הטכנולוגיה המתקדמת ביותר, לכן הוא גם הכי יקר. לאחר מכן, המחירים הולכים ויורדים בין שעון שעובד עם תג קרבה בטכנולוגיית RFID, שעון שעובד עם כרטיס מגנטי ושעון מכאני.

שנית, יש להפריד בין המחיר של השעון עצמו לבין העלות החודשית או השנתית של תוכנת חישוב השכר. ברוב המערכת שבהן ניתן למשל לבצע תזמון שעון נוכחות משלמים קצת יותר על התוכנה, אבל זה לא בהכרח אומר שהשעון משוכלל יותר. אז כדי למצוא את השעון המתאים ועדיין לעמוד בתקציב של העסק, חשוב להתאים אותו מלכתחילה לאופי השימוש ולצרכים.

מבחינת טווח, המחיר של שעון עם זיהוי ביומטרי עומד על 1,800-2,500 ש"ח ויכול להגיע גם לסכומים גבוהים יותר במידה והוא תומך בכמויות גדולות של עובדים. המחיר של שעון שפועל באמצעות כרטיס מגנטי עומד בממוצע על 900 ש"ח, בעוד שעון שעובד עם תג קרבה יעלה בממוצע 1,500 ש"ח. לשם השוואה, שעון מכאני ורגיל יתומחר בעלות ממוצעת של כמה מאות שקלים בלבד.

לסיכום, יש דבר כזה שעון נוכחות חינם אבל צריך להכיר גם את היתרונות וגם את החסרונות שלו. בשלב הבא, ניתן להיכנס אל עובי הקורה על מנת להשוות ספציפית בין אפליקציות נוכחות. האפליקציות מומלצות עבור בתי עסק שמעסיקים עובדים מרחוק, לכל מי שרוצים להשיג עוד שכבת הגנה על המידע וכאשר הדגש הוא על תמיכה בעברית. לבסוף, כל שנותר הוא לבצע השוואת מחירים יסודית כדי לבדוק מה מציע כל שעון ולאיזה שימושים הוא מתאים.

מדוע כל עסק צריך לשקול אפליקציית שעון נוכחות?

כל עסק, ללא קשר לגודלו או המגזר שלו, משגשג על שגרת עבודה עקבית וניתנות מדידה. אפליקציית שעון נוכחות מספק בדיוק את זה, הפועל כבדיקת דיוק למעקב אחר זמן עבודה. הוא מסייע בייעול פעולות, מבטיח דיוק בשכר ומציע גישה לנתונים בזמן אמת דרך הענן. אימוץ כלים כאלה הוא צעד יזום לקראת שיפור היעילות והאחריות של העסק ובעליו.

חידושים מובילים בתחום שעוני נוכחות

עסקים מודרניים מאמצים במהירות טכנולוגיות מתקדמות כדי לשפר את פעילותם. שיטות אימות סריקת רשתית וטביעת אצבע מדגימות מגמה זו. החידושים הללו מציעים דיוק שאין שני לו, לא רק מונעים הונאה בזמן ע"י העובדים אלא גם משתלבים בצורה חלקה עם מערכות ניהול מתקדמות. רוצים לקבל מידע נוסף, התקשרו אלינו.